مشاوره مدیریت و مشاوره ایزو

کاربرد سایبرنتیک در کنترل سازمان ها

0

کاربرد سایبرنتیک در کنترل سازمان ها

انطباق هدف­جویانه با محیط

تئوری سایبرنتیک فرض می­ کند که دو نیروی اصلی سازمان را هدایت می­ کنند.

اولی حرکت به سمت یک مقصودی خاص است: از این دیدگاه سازمان ها سیستم هایی هدف جو هستند و هدف ها آن ها را هدایت می­ک نند.

دومین نیرو به علت متصل بودن سازمان ها به محیط – از طریق بازخور منفی- به وجود می­ آید: آن ها خرده سیستم های واقع در ابرسیستم محیطی بزرگتر هستند. رسیدن به هدف ها بستگی به انطباق با این محیط ها دارد. بنابراین، در سنت سایبرنتیک، سازمان ها به وسیله ی جذب به سوی یک حالت مطلوب از پیش تعیین شده که نقطه ­ی تطابق تعادلی با محیط است هدایت می ­شوند. وضعیتی را که سازمان مفروض به خود می ­گیرد به وسیله­ ماهیت محیط آن تعیین می­ شود.

برای مثال، از این دید، شرکتی که در صنعت الکترونیک فعالیت می­ کند ممکن است به واسطه­ هدف کسب ۲۰ درصد بازگشت سرمایه هدایت شود. برای تحقق هدف مذکور، شرکت باید آن چه را که مشتری می­ خواهد فراهم کند. اگر مشتریان به طور ثابت نیاز به تراشه ­های سیلیکونی ارزان ­قیمت استاندارد دارند، شرکت باید برای انطباق با محیط از روش تولید انبوه جهت تولید محصولاتی با قیمت کمتر از رقبا بهره گیرد. این روش تولید باید به وسیله شکل های مناسب ساختاری، کنترلی و فرهنگ حمایت شوند: ساختارهای ویژه کار، سیستم های کنترل بوروکراتیک و فرهنگی محافظه­ کارانه، از آن جا که شکل کلی تمامی رقبای حاضر در صنعت توسط یک نوع محیط تعیین می­ گردد، شرکت بسیار شبیه به دیگر رقبایش در صنعت می ­شود.

از منظر تئوری سایبرنتیک، اگر بازار الکترونیک متلاطم و دائما متغیر باشد، به طوری که تکنولوژی در آن به سرعت تغییر کند و تعداد بازارهایی که خواهان تراشه های سفارشی هستند بسیار زیاد باشند، سازمان متفاوتی مورد نیاز است. شرکت باید برای تطابق با محیط بر واحد تحقیق و توسعه تاکید کند و به طور مستمر محصول های جدیدی به بازار معرفی کند تا از این طریق با رقبایش متفاوت باشد. برای تحقق این امر باید از ساختار، سیستم کنترل و فرهنگی ­ای بهره گیرد که از تکنولوژی تولیدی موجود حمایت کند: ساختارهای غیر متمرکز که دارای مراکز سود جداگانه هستند، تمرکز بیشتر بر کنترل های غیر رسمی و فرهنگ های عاشق تغییر.

اما چگونه سازمان ها با محیط خود انطباق پیدا می­ کنند و به هدف هایشان دست می­ یابند؟

تنظیم­ گران

بر اساس نگاه سایبرنتیک، سازمان ها از تنظیم گرانی برای انجام بازخور منفی و انطباق با محیط بهره می­گیرند. سوال اصلی این است که سازمان ها چگونه در حالت مطلوب قرار می­گیرند و پاسخ به این سوال در طراحی تنظیم­گر سازمان یعنی سیستم کنترل نهفته است. سایبرنتیک علم کنترل و مدیر متخصص کنترل است. طراحی تنظیم گر در دل علم و متخصص مذکور وجود دارد. دو نوع تنظیم گر وجود دارد: تنظیم گر خطامهار و تنظیم گر پیش­بین.

اگر تنظیم گر پیش از این که بی نظمی بر سازمان اثر بگذارد آن را تشخیص دهد، می­ تواند اقدامی پیش­گیرانه انجام دهد و اثر تغییرهای نامطلوب محیطی بر رهاوردهای سازمانی را تعدیل کند. یکی از نمونه های چنین تنظیم گری­ به طور قطع سیستم طرح­ریزی است. این نوع تنظیم گری با استفاده از پرسش نامه های تحقیقات بازار یا تجزیه و تحلیل آمار بازار شکل ابزار حس گر (در سیستم گرمایش مرکزی) را به خود می­ گیرد. برمبنای این ابزارها، وضعیت مطلوب تعیین می­ شود. این وضعیت مطلوب مبتنی بر پیش بینی های مربوط به حجم فروش، قیمت و هزینه های آینده است. همچنین، طرح های عملی­ برای تحقق پیش بینی های فوق مهیا می­ شوند، یعنی الگوی اقدامات آینده مشخص می ­شوند. شرکت همواره شرایط محیطی را پیگیری می­ کند و پیش از آن که بی­ نظمی رخ دهد آن را ردیابی می­ کند و اقدام هایی برای مقابله با آن پیش از آسیب دیدن سازمان طرح­ریزی می ­کند. این سیستم کنترل نوعی کنترل آرمانی بدون اشتباه است: جلوگیری از انحراف ها از همان ابتدای کار صورت می­ گیرد.

اگر استفاده از تنظیم گری پیش ­بینانه امکان پذیر نباشد یا اگر چنین تنظیم گری تمام و کمال کار نکند، باید از تنظیم گری بهره گرفت که برمبنای نتایج است. تنظیم گر فوق، تنظیم گر سنتی خطامهار است. مثال مشهور برای این نوع تنظیم گری همانند سیستم نظارت، بازبینی و اصلاح سازمان است. به عنوان نمونه، هیات مدیره ها در جلسات ماهانه خود اتفاقات ماه گذشته را بازبینی می­ کنند، عملکردها را می­ سنجند و برای تصحیح انحراف ها تصمیم گیری می­ کنند. واضح است که به علت وجود تاخیر زمانی در تشخیص آن چه در حال رخ دادن است، سپس در تصمیم گیری درباره آن چه باید انجام شود، سپس در انجام آن و سپس در نتیجه حاصل از عمل فوق، پیش ­بینی بی­ نظمی ها بر این روش مرجح است. تاخیر زمانی مزبور بیانگر این نکته است که اتکای صرف به سیستم مهار خطا نتایج لازم را در بر نخواهد داشت. از آن جا که اصلاح خطا زمان بر است و تاخیرهای زمانی ممکن است باعث عدم ثبات در عملکرد شوند، مدیران باید به دنبال حذف خطاها در ابتدای کار باشند. بنابراین سازمان ها به هر دو نوع سیستم کنترل وابسته هستند. این درست همان کاری است که مدیران کسب و کارها هنگام آماده کردن بودجه ها و طرح ها و سپس نظارت و بازنگری ماهانه­­ محیط و عملکرد سازمان هایشان انجام می ­دهند. توجه کنید که حتی تنظیم گر مهارکننده خطا هم وابسته به نوعی پیش­ بینی است. وقتی که بین نتایج واقعی و مطلوب اختلاف وجود دارد، شما اقدام های لازم را در یک دوره صورت می ­دهید. اگر زمان فرا رسیدن دوره­ جدید، انحراف ها هنوز رفع نشده باشند، آیا اقدام بعدی را انجام می­ دهید؟ شما تنها در صورتی دست با این اقدام می­ زنید که عمل دوره پیش اثرش را گذاشته باشد ولی اثر فوق کافی نبوده است. اگر اثر اقدام پیشین ادامه داشته باشد، شما کاری انجام نمی­دهید. این مطالب حاکی از آن است که اگر شما در صدد اقدام اصلاحی هستید باید قادر به پیش ­بینی زمان­بندی اثرهای آن اقدام باشید.

یکی از الزام های اساسی، برای کاربرد اثربخش این رویکرد در کنترل، در دسترس داشتن پیش­ بینی های کمّی درباره تغییرهای آینده سازمان و محیط اطراف آن و نیز پیش­ بینی­ هایی در رابطه با نتایج اقدام های پیشنهادی (برای مهار تغییرات مزبور) است. برای افزایش کارآمدی کنترل خودتنظیم، پیش­ بینی­ ها باید بسیار دقیق باشند و برای یک حیطه­ زمانی خاص صورت بگیرند. ابزارهای لازم برای چنین پیش ­بینی های کمّی­ای آن هایی هستند که از تئوری های آماری مشتق شده­ اند. روش های پیش­ بینی آماری بر پایه­ این فرض قرار دارند که بی­ نظمی  ها را می­ توان به صورت گروه هایی متشکل از تعداد زیادی رویدادهای مشابه که به وسیله توزیع احتمال قابل توصیف هستند درآورد. به طور ضمنی فرض می­ شود که رویدادهای نامطمئن منحصر به فرد اهمیت کمی دارند.

با این حال، سایبرنتیک شناسان عامل اصلی ایجاد کننده مشکل در طراحی تنظیم گرها را در منحصر به فرد بودن رویدادها نمی داند،

بلکه آن را در چندگانگی یا پیچیدگی آن ها می ­بیند. چندگانگی عبارت از تعداد وضعیت های متفاوت تمیز دادنی است که محیط می ­تواند به سازمان عرضه کند و تعداد پاسخ های متفاوت تمیزدادنی­ که سازمان می­ تواند به محیطش بدهد. این وظیفه تنظیم گر است که میزان چندگانگی را تا حدی که ثبات سیستم حفظ شود کاهش دهد، حتی اگر چندگانگی بیرونی بالا باشد. به عبارت دیگر، چندگانگی بی­نظمی های موجود در محیط باید به وسیله ی چندگانگی پاسخ های سازمان خنثی شوند تا سیستم به حالت مطلوب از پیش تعیین شده و انطباق با محیط دست یابد. برای تحقق چنین امری، تنظیم گر باید طوری طراحی شود که چندگانگی آن برابر با چندگانگی محیط شود؛ تعداد پاسخ های بالقوه باید با تعداد بی­ نظمی های بالقوه همخوانی داشته باشند، به طوری که همدیگر را حذف نمایند و خروجی مطلوبی به بار آید. قانون (چندگانگی بایسته) آشبی همین است: پیچیدگی و سرعت پاسخ های سازمان باید با پیچیدگی و سرعت تغییر محیط منطبق شود.

 

 

Leave A Reply

Your email address will not be published.

20 − 6 =