معرفی مدل مدیریت به توان 2
در اغلب سازمان هایی که سیستم های مدیریتی و ابزارهای مدیریتی را پیاده سازی کرده‌اند شاهد آسیب ها و کژکارکردهای متعددی هستیم برخی از این عارضه ها عبارتند از:
1- بدون سنجه های ارزیابی درجه موفقیت پیاده سازی ابرازرهای مدیریت را نمی توان مورد ارزیابی قرار داد. در اغلب سازمان ها نمی توان به درستی میزان کارآمدی ابزارها را تعیین نمود زیرا سنجه های ارزیابی مانند شاخص های کارآمد مثلا در حوزه بهره وری وجود ندارد.
2-تقدم و تاخر پیاده سازی ابزارهای مدیریتی لحاظ نشده است مثلا قبل از برخی سازمان ها قبل از تکمیل استانداردهای ایزو سراغ مدل های تعالی رفته اند.
3- سازمان به عنوان کارفرمای استقرار این سیستم ها گاهی نسبت به شرح خدمات آگاهی نداشته است و نتوانسته است کار مشاور مربوطه را به شیوه ی مناسبی تعریف، بر پیشرفت آن نظارت و به درستی تحویل بگیرد.
4- بسیاری از ابزارهای مدیریتی ارتباط مستقیم و تنگاتنگ با یکدیگر دارند به عنوان مثال استراتژی در یک سازمان باید تاثیرش در ساختار سازمانی دیده شود اما به دلیل اینکه این ابزارها و پروژه ها در واحدهای مختلف سازمان و یا به وسیله مشاورین مختلف انجام گرفته است اثری از ارتباط بین این دو در اغلب موارد مشاهده نمی‌شود و این ابزارها به شکل جزیره ای در سازمان پیاده سازی شده اند.
5- از نظر پیاده سازی استانداردها سازمان ها معمولاً به شکل نمادین ابزارها را مورد استفاده قرار داده و به گواهینامه و تندیس و جوایز هم دست یافته اند اما اثری از عمق فلسفه آن ابزار در سازمان دیده نمی‌شود و سازمان نتوانسته است از نتایج مفید و کاربردی این ابزارها استفاده کنند و اصطلاحاً سازمان دچار عارضه ابزار زدگی شده است.
6- توجه به مفهوم بستر و زمینه های سازمان از نظر ملاحظات درونی و بیرونی بسیار مهم می باشد بدین مفهوم که استفاده از ابزارها در سازمانهای مختلف نیاز به شیوه های متفاوت برای پیاده سازی دارند و یک نسخه واحد را نمی‌توان برای سازمانهای با زمینه های متفاوت مورد استفاده قرار داد. ابزارهای مدیریتی برای پیاده سازی موثر در سازمان نیاز به اختصاصی سازی دارند.
7- در بسیار ی از ابزارها به سطح بلوغ و سنجش های قبل از اجرا توجه نشده است. ابزارهای مدیریتی در اغلب موارد بدون لحاظ نمودن سطح بلوغ برنامه ریزی و اجرا می شوند که سازمان نمی تواند از نتایج مفید ابزار درصورت اجرای زودهنگام آن، بهره ببرد.
در خدمات “مدیریت به توان 2” یا (مدیریت در مدیریت[1]) ما بر آن هستیم به عنوان مشاوری که بازوی اجرایی و نظارتی کارفرماست در طول بازه ی زمانی طولانی مدت در کنار کارفرما قرار گرفته، در مدیریت سازمان به عنوان یک فرآیند مدیریت ایجاد کنیم و اصطلاحا “مدیریت در مدیریت”[2] را برنامه ریزی و اجرا نموده و به میزانی با شرح خدمات زیر اثربخشی پیاده سازی این سیستم ها را افزایش دهیم:
1-مشاورین مدیریت به توان 2 در ابتداری مسیر هر شاخص های اختصاصی شده را برای سنجش و ارزابی وضعیت سازمان و فرآیندهای آن مشخص می نمایند. اهمیت شاخص ها در اینست که از روایی و پایایی لازم برخوردار باشند و بتوانند به طور مناسبی وضعیت را مشخص نمایند.
2- در صورت مراجعه سازمان به مشاورین در حوزه های مختلف، مشاورین بدون توجه به پیش نیازها و شرایط سازمان پیشنهاد خود را برای همکاری ارائه می‌دهند و گاهی مشکل اصلی سازمان را همان موضوع معرفی می نمایند البته این عارضه مربوط به خطاهای ادراکی می باشد و افرادی که در یک حوزه خاص فعالیت دارند تعلق خاطر بیشتری نسبت به آن موضوع و حوزه پیدا می‌کنند یعنی فارغ از مباحث بازاریابی این عارضه مربوط به مدل ذهنی آنان می باشد بنابراین مشاورین مدیریت به توان ۲ در اینجا می توانند به سازمان برای اولویت بندی و تعیین تقدم و تأخر استفاده و پیاده سازی ابزارهای مدیریتی کمک نمایند.
3- مشاورین مدیریت به توان ۲ با آگاهی از شرح خدمات مربوط به هر کدام از پروژه های مدیریتی می توانند در تهیه RFP[3] و شرح خدمات مربوط به آن پروژه به کارفرما کمک نمایند و نیز با توجه به بانک اطلاعاتی و شناختی که از مشاورین تخصصی دارند در گزینش و به کار گیری این مشاوران با کارفرما همکاری کرده و در نهایت خروجی کار آنها را در تناسب با شرح خدمات کنترل و نظارت نمایند.
4- مشاور مدیریت به توان ۲ با توجه به شناخت از سازمان و پروژه های مختلف مدیریتی انجام یافته یا در حال انجام، نسبت به برقراری ارتباط بین ابزارهای مختلف مدیریتی و ارائه طریق به مشاورین تخصصی اقدام می نمایند و یکپارچگی مورد نیاز در سیستم را حفظ می نمایند.
5- مشاور مدیریت به توان 2 زمینه و بسترهای مورد نیاز برای پیاده‌سازی هر ابزار را مشخص نموده و در سازمان آمادگی لازم جهت پیاده سازی آن ابزار را فراهم می نماید.
6- مشاور مدیریت به توان 2 مطالعات کامل و عمیقی را در مورد شناخت سازمان، فرهنگ سازمانی، ابعاد ساختاری آن، دوره عمر سازمان، عارضه ها و آسیب های سازمانی را در قالب فاز “سنجش سازمانی” انجام می دهد. سنجش سازمانی منابع اطلاعاتی مورد نیاز برای اختصاصی سازی روش ها و ابزارهای مدیریتی را فراهم می نماید.
7- سازمان ها با توجه به وضعیت خود نسبت به پیاده سازی ابزارها از سطوح بلوغ مختلف برخوردار هستند لذا ضروری است که قبل از شروع پروژه های مدیریتی، سطح بلوغ سازمان تعیین شود و با توجه به میزان آمادگی و دوره عمر سازمان نسبت به استقرار آن ابزار مدیریتی اقدام شود. مشاور مدیریت به توان 2 درمورد زمان مناسب برای به کارگیری ابزارهای مختلف با توجه به سنجش ها را تعیین می کند.
مدل مدیریت به توان 2، که به عنوان ابزار، مورد استفاده قرار می گیرد به صورت شماتیک در شکل زیر نشان داده شده است:
شکل 1- مدل مدیریت به توان 2 (مدیریت در مدیریت)
شرکت آرشانیک[4]
تشریح اجزای مدل:
-
پل مدیریت:
-
سه گانه‌ی سازمان:
-
برهم کنش بین سه گانه‌ی سازمان:
-
هسته‌ی مدل